- 文書管理の昔と今、紙とデジタル。
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- 文書管理のやり方と情報共有化
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- 文書管理をどうやったらよいか
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文書管理責任者としての社内経験
私の会社では情報保護関係の公的認証取得・維持の運用をしていますが、私は社内のその運営の中で文書管理責任者をしています。結構大変だな、と感じています。運営の中で求められている事項は様々ありますが、ちょっと紹介します。まず一連の規程文書がありますが、様々改定されていくものを、版管理をし、常に最新版が従業員全員に閲覧可能にしておくことが求められます。社内サーバーやグループウェアに掲載し、全従業員のパソコンから閲覧可能な場所に保存しておきます。パソコンが苦手な方もいるので、各フロアには紙で印刷した最新版のものをファイリングして設置してもらう、ということもやっています。電子データについては改ざん防止対策も必要があり、文書の表紙には作成者とそれが社内で承認された承認印が捺印されたものを示し、文書はPDFで改変不可の設定をするなどをしています。各規程の表紙の次のページには「改訂履歴」を記載し、さらに一連の文書野最新版がいつ社内承認され、第何版であるのか、という一覧表も作成しています。さらに最低半年に1度はこれらの規程文書が社内外の環境変化と整合性がとれているかという検証も求められ・・・最初は「ヒエー」と悲鳴をあげそうな感じでした。コツは「マメさ」のような気がします。気がゆるんで放置していしまう時期があると、管理がガタガタになってしまいます。その都度その都度、やるべきことをやっていくこと、文書管理が社内の活動として必要であり、やりがいのあるものとして考えていくことなどが管理をきちんと長く続けていくコツになるかなと感じています。
