文書管理をどうやったらよいか

文書管理は常日頃から、仕事にかかわるメンバーが考えなければならないテーマです。それを実行してスムースに運用していく事が非常に重要になっています。運用方法といっても最初は難しく考えてしまうかもしれません。まずは簡単な事からやってみましょう。仕事をしていく中で、情報は洪水のごとく流れてきます。それはいろいろなジャンルの情報が、ある時一度になって押し迫ってきます。それらをタイムリーに、ジャンル別にファイリングして、いつ・誰が見てもすぐにわかるようにしておくことが重要です。トヨタがよく言う見える化ですね。一番ポピュラーなやり方は、チューブファイルに、顧客別もしくはテーマ別にファイリングすることです。よく安い紙のファイルに保管する光景を見ますが、紙のファイルはすぐにぼろぼろになるし、形が崩れてしまいいただけません。またそのファイル自体、ちゃんと立たないので使いにくいですね。こうなるとそのファイルを使おうという気にもならなくなります。基本はチューブファイル。そのうえで、全員が認識できる場所に保管。そのファイルの中には、タグを付け案件別に見出しで検索できるようにして、誰でも・すぐに目的の情報を取り出しやすくすることが非常に重要です。