文書管理の昔と今、紙とデジタル。

現在、文書管理と言えばデジタル管理が主流である。私が社会人になったばかりのころならば、会社の資料室をいくつも占領していたダンボールに入った紙データーも、今では全てデジタル化している。また、私は趣味で駄文などを書くのだが、そうした文書にしても今では紙に書くことは少ない。もちろん「紙」を否定するわけではなく、その利点もしっかり踏まえているつもりではあるが、それでもこと管理という側面で見ればデジタル管理の方に分があるように思われる。デジタルデーターで文書などを管理する最大のメリットは、保管場所を取らないことと検索の容易さであろう。まず、保管場所を取らないというのは誰しもが納得することだと思う。この流れから、最近ではすでに所持している小説やマンガ、雑誌などを有料でデジタルデーター化するサービスも展開されている。私自身、増えすぎた書籍の保管場所にはよく頭を悩ませている。次に検索の容易さである。現在、画像検索に関してはまだ一般的な普及を見せていないが、文書検索に関してはすでに極まっているのではないかと思われる。膨大な資料の中から、必要なデーターを探し出す作業というのはとてつもなく大変なものだ。とある古い偉人のセリフに「人生における無駄とは、探し物をしている時間だ」という言葉がある。まさにその通りで、特にそれは会社組織などにおいては言うまでもないことである。この検索システムの延長線上に、整理というものがやってくる。文書データーをジャンル分けしたり、ある条件に従って並べ替えたり抜きだしたり、そうした作業を手作業でやっていた時代に比べて現在の作業効率は著しい。私もいくつかの文書管理ソフトを使用して、これらの業務を公用に私用に使っている。