文書管理は検索の容易性が大切

毎日の業務の中で、不便に思っている事。それは文書管理です。過去に作成した膨大な文書が社内にはあって、それがムーブラックに保管されています。保管期限は10年。でも、10年経過しても捨ててはいません。製造業ですので、納入した製品が動いている限り、捨てられないのです。不具合が発生した時のサポートに必要になるかも知れません。当時の担当者は退職している場合も多いので、資料はどうしても必要なのです。そこで私が昔行った文書管理は、膨大な紙の資料をスキャナで取り込んでpdfにする事。一度、電子化してしまえば、検索は出来ると思いました。でも現実は難しいのです。紙の文書をpdfにしても、その内容を検索出来ないんです。テキストデータなら検索は出来ますが。。。仕方ないので、ファイル名にいくつかのキーワードを入れる事にしました。相当、長いファイル名になりますが、なんとか、推測が出来ます。それをサーバーのフォルダに入れて、まず終了。これだけでも本当に大変です。一番大変なのは、紙をスキャナで読み取る事です。自動で紙をめくって、スキャンしてくれるマシンがあれば助かります。そんなマシンは聞いた事もないし。。。もしこれを作ったら売れるかも。そんな事も考えたりします。今回自分で作業したのは、100冊以上の紙ファイルです。開き時間に作業して、半年以上かかりました。もっと沢山のファイルが社内にはあります。外注に出す方法もあるのですが、セキュリティ上の問題もあります。理想的な文書管理は一朝一夕にはいかないものですね。