文書管理は検索の容易性が大切

仕事をしていると、毎日沢山の文書を書いています。私は技術の仕事をしているので、仕様書を書いたり、細かな設計書を作成したりするのが主要な業務。自分で作成した文書はパソコンや、サーバーに保管しています。分かりやすいファイル名をつてけ保存するのですが、時間が経過すると、忘れている事も多いですね。新たに文書を作成する時には、過去に作成した文書を雛形に使います。それだけに、過去の文書管理をきちんとしておく事が業務効率の向上に繋がります。これは、どの仕事でも同じ。過去に作成した文書の検索が出来れば、もっと効率が上がります。例えば、キーワードを入力してそれに関連する文書を探し出す事が出来ると仕事が速くなります。これが理想ですが、実態は、出来ていません。自分で作成した文書だけなら、例えば、ワードで作成して保存しておくと、キーワード検索は可能です。でも、紙の文書もあります。10年以上前の文書もあります。紙で保管しているファイルも多いのです。「この文書は、このあたりにあるはず」といったカンを頼っているのも事実ですね。。。文書を全部電子化して、検索できれば、どんなに素晴らしいことか・・・理想的な文書管理は、これからの課題になってくると思います。自分が作成した文書を他の人が見る事もありますし、その逆もあるでしょう。色々なケースに対応できる管理方法が理想ですね。